Weryfikacja kontrahenta to nie przejaw braku zaufania, lecz element odpowiedzialnego prowadzenia działalności gospodarczej. Pozwala ona upewnić się, że druga strona rzeczywiście istnieje, działa legalnie i ma stabilną sytuację finansową. Dzięki temu można uniknąć współpracy z firmami widniejącymi w rejestrach dłużników, będącymi w stanie upadłości lub zawieszenia działalności.
Gdzie można sprawdzić kontrahenta ?
Informacje o kontrahentach można sprawdzić w bezpłatnych rejestrach publicznych dostępnych przez Internet, takich jak KRS, CEIDG czy rejestry podatkowe. Istnieją również platformy komercyjne, często odpłatne, które oferują rozszerzone dane – na przykład raporty o sytuacji finansowej firm, historię płatniczą, wskaźniki ryzyka czy analizy branżowe.
Najważniejsze źródła informacji o kontrahentach:
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej,
Zakres danych: dane podstawowe, data rozpoczęcia działalności, ewentualnie data jej zawieszenia i wznowienia, status, adres, rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, dane kontaktowe, dane pełnomocników firmy, informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego, czy postępowania restrukturyzacyjnego.
Link do rejestru: https://aplikacja.ceidg.gov.pl
- KRS- Krajowy Rejestr Sądowy,
Zakres danych: podstawowe dane firmy, historia wpisu, która pokazuje najważniejsze zmiany w firmie, sposób reprezentacji firmy, informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych, informacje o ewentualnym ustanowieniu kuratora, otwarciu postępowania likwidacyjnego, informacje o przekształceniach, podziale, połączeniu oraz o wszczęciu postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego lub naprawczego.
Link do rejestru: https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/
- REGON- Rejestr Gospodarki Narodowej,
Zakres danych: dane podstawowe, dane kontaktowe, adres siedziby, forma prawna, rodzaj wykonywanej działalności, daty mi.in. rozpoczęcia działalności, dane osób fizycznych w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność, dane wspólników w przypadku spółki cywilnej.
Link do rejestru: https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl
- Wykaz podatników VAT tzw. ,,Biała lista”,
Zakres danych: informacje czy kontrahent jest obecnie czynnym podatnikiem VAT, czy był czynnym podatnikiem VAT w określonym czasie, datę rejestracji jako podatnika VAT, datę i powód wykreślenia z rejestru lub powód odmowy rejestracji oraz numer rachunku bankowego zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administarcji Skarbowej.
Link do rejestru: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
KRZ – Krajowy Rejestr Zadłużonych
System teleinformatyczny Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) to jawny rejestr prowadzony przez Ministra Sprawiedliwości, w którym ujawnia się dane dotyczące:
- osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, wobec których są lub były prowadzone postępowania restrukturyzacyjne, upadłościowe oraz postępowania w sprawach orzeczenia zakazu prowadzenia działalności gospodarczej;
- osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, wobec których była prowadzona egzekucja sądowa lub administracyjna i została ona umorzona z powodu jej bezskuteczności;
- osób fizycznych, wobec których toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych lub egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji
Link do rejestru: https://krz.ms.gov.pl
Informacje z urzędu skarbowego
W celu zdobycia zaświadczenia czy kontrahent prawidłowo rozlicza podatki należy złożyć wniosek do urzędu skarbowego. Taki wniosek może złożyć tylko strona transakcji.
Zaświadczenie wydane przez Urząd zawiera informacje czy kontrahent:
- składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia był obowiązany,
- zawarł w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności, do których wykazania był obowiązany,
- zalega z płatnościami podatków wynikających z deklaracji lub innych dokumentów.
Opinie na temat firmy
Wraz ze sprawdzeniem danych w rejestrach warto zapoznać się z opiniami na temat firmy w internecie. Komentarze zamieszczane pod profilem firmy lub na forach branżowych mogą pomóc zwrócić uwagę na potencjalne problemy. Choć nie każda opinia jest w pełni wiarygodna, zapoznanie się z nimi może pomóc lepiej zrozumieć, jak firma jest postrzegana przez klientów oraz partnerów biznesowych.
Gdzie sprawdzić, czy kontrahent ma długi ?
Aby sprawdzić zadłużenie kontrahenta, można skorzystać z Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, gdzie dłużnicy wpisywani są z urzędu, na podstawie orzeczenia sądu. Do odnalezienia firmy potrzebny jest numer RDN, czyli numer, pod którym dłużnik został wpisany do rejestru. W przypadku braku znajomości numeru RDN, należy złożyć wniosek do Centralnej Informacji KRS o wydanie zaświadczenia z tym numerem.
Link do rejestru: https://krdn.pl/
Dane na temat zadłużeń można także uzyskać w Biurach Informacji Gospodarczej (BIG), ich usługi są płatne, do najbardziej znanych należą:
- BIG InfoMonitor ( Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor),
- Krajowy Rejestr Długów Informacji Gospodarczej SA,
- Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A.,
- KBIG (Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej).
Jak zweryfikować zagranicznego kontrahenta?
Kontrahenta mającego siedzibę w jednym z krajów Unii Europejskiej można zweryfikować w systemie informatycznym VIES (VAT Information Exchange System), prowadzonym przez Komisję Europejską. System ten umożliwia sprawdzenie, czy podany numer VAT UE jest aktywny oraz przypisany do konkretnego podmiotu gospodarczego.
W przypadku kontrahenta zagranicznego warto również ustalić, czy figuruje on w rejestrze przedsiębiorstw właściwym dla danego kraju. Bazy danych europejskich firm dostępne są na portalu e-sprawiedliwosc (European e-Justice Portal), zarządzanym przez Komisję Europejską, który udostępnia linki do oficjalnych rejestrów przedsiębiorstw państw członkowskich.
Podsumowanie
Weryfikacja kontrahenta to kluczowy element bezpiecznego prowadzenia działalności gospodarczej. Sprawdzenie partnera biznesowego w publicznych rejestrach pozwala uniknąć współpracy z nierzetelnymi firmami, chroni przed stratami finansowymi i zapewnia bezpieczeństwo podatkowe. Dobrze przeprowadzona weryfikacja to inwestycja w stabilność i wiarygodność własnego przedsiębiorstwa. W razie wątpliwości zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią.