Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) jest procedurą mającą na celu rejestrację różnych podmiotów prawnych, takich jak spółki, stowarzyszenia, fundacje czy przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju wpisu, można wyróżnić dwie podstawowe kategorie: wpis konstytutywny i wpis deklaratoryjny. Obie te procedury mają istotne znaczenie, jednak różnią się one pod względem skutków prawnych, jakie niosą.
Rodzaje wpisów
Wpisy mogą w szczególności dotyczyć rejestracji podmiotu, zmiany nazwy, zmiany siedziby, wykreślenia.
Szczególnie ważne jest rozróżnienie wpisu deklaratoryjnego i konstytutywnego, gdyż od ich dokonania zależy często, nie tylko sama ważność umów zawieranych przez spółkę, ale sama możliwość prowadzenia działalności.
Wpis deklaratoryjny
Wpis deklaratoryjny w KRS ma charakter potwierdzający (deklaratoryjny), co oznacza, że wpis w rejestrze nie wpływa na istnienie podmiotu prawnego, lecz jedynie potwierdza stan faktyczny lub prawny, który już istnieje. Innymi słowy, wpis deklaratoryjny jest jedynie formalnym potwierdzeniem faktu, który już zaszedł.
W przypadku wpisów deklaratoryjnych podmiot prawny istnieje lub funkcjonuje zgodnie z danymi wynikającymi z aktu założycielskiego, uchwały lub innych dokumentów, a sam wpis w KRS nie jest warunkiem skuteczności danego działania.
Co do zasady, większość wpisów jest deklaratoryjna. Czynności objęte takimi wpisami charakteryzują się tym, że nie wymagają rejestracji dla wywołania skutków prawnych. Zgłoszenie takiej czynności pełni jedynie funkcję porządkową, czy potwierdzającą. Skutek określonego zdarzenia w spółce powstaje od razu, po jego zaistnieniu, a nie dopiero wraz z wpisem. Wpisy deklaratoryjne umożliwiają sprawniejsze zarządzanie bieżącymi sprawami spółki, gdyż spółka nie musi oczekiwać na rejestrację zmiany w KRS.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 12 sierpnia 2020 r. II PK 193/18: „Nie ulega wątpliwości, że wpis do KRS o zmianie wpisu ma charakter deklaratoryjny, co oznacza, iż czynność prawna stanowiąca podstawę wpisu (w niniejszej sprawie jest nią uchwała odwołująca z funkcji w zarządzie Spółdzielni) wywiera skutek prawny przed wpisaniem zmiany do KRS”.
Przykładami wpisów deklaratoryjnych są: zmiany w składzie rady nadzorczej lub zarządu, zmiana adresu spółki, pod warunkiem, że pozostaje ona w tej samej miejscowości, zmiana danych adresowych członków zarządu, sprzedaż udziałów.
Wpis konstytutywny
Wpis konstytutywny w KRS jest rodzajem wpisu, który ma charakter tworzący (konstytutywny) i stanowi warunek powstania określonego podmiotu prawnego lub zmiany jego statusu.
Czynności objęte wpisami konstytutywnymi dla swojej ważności wymagają rejestracji w KRS. Są to wpisy prawotwórcze, co oznacza, iż dopiero od momentu ich zarejestrowania możliwe jest powoływanie się dokonanie danej czynności. Obowiązek uzyskania wpisu konstytutywnego zawsze wynika z przepisów prawa. Jak już była mowa wyżej, zdecydowana większość wpisów ma charakter deklaratoryjny, a więc ustawa musi wyraźnie wskazywać na wymóg uzyskania wpisu konstytutywnego dla wywołania skutków prawnych.
Za wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 24 maja 2023 r. III AUa 1111/21 „Wpis do KRS jest konstytutywny, gdy powstanie uprawnienia wynikającego z wniosku zależy od dokonania wpisu. Innymi słowy, czynność podjęta przez spółkę jest skuteczna nie z momentem podjęcia przez spółkę określonej decyzji, ale dopiero z chwilą wpisu.”
Wpisami konstytutywnymi są objęte w szczególności czynności dotyczące zmiany firmy spółki, zmiany siedziby spółki, zmiany wysokości kapitału zakładowego, powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej, połączenia, podziału i przekształcenia spółki.
Terminy
Co do zasady, podmiot obowiązany do zgłoszenia zmiany w KRS musi zmieścić się w 7- dniowym terminie od moment zaistnienia danego zdarzenia lub czynności (art. 22 ustawy o KRS). Dotyczy to zarówno wpisów konstytutywnych i deklaratoryjnych. Niedochowanie tego terminu może wiązać się dla danego podmiotu z wieloma niedogodnościami, w szczególności, gdy chodzi o wpisy prawotwórcze, od których dokonania zależy ważność dokonanej czynności.
W przypadku spóźnienia się ze zgłoszeniem wpisu, zazwyczaj wniosek zostanie rozpoznany, z uwagi instrukcyjny charakter terminu. Może mieć to jednak pewne konsekwencje procesowe, gdyż przekroczenie termin jest podstawa do wszczęcia przez organ rejestrowy tzw. postępowania przymuszającego.
Kto jest obowiązany uzyskać wpis do KRS?
Podmioty wymienione w art. 36 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym są obowiązane do sygnalizowania zmian ich dotyczących w formie składania wniosków o wpis do rejestru KRS.
Przykłady tych podmiotów stanowią:
- Przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółek prawa handlowego, czyli: spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjna, proste spółki akcyjne
- Spółdzielnie
- Instytucje gospodarki budżetowej
Podsumowanie
Różnice między wpisem konstytutywnym a deklaratoryjnym:
- Skutek prawny:
- Wpis konstytutywny wywołuje powstanie podmiotu prawnego lub zmianę jego statusu prawnego.
- Wpis deklaratoryjny jedynie potwierdza stan faktyczny lub prawny, który już istnieje.
- Wymagalność:
- W przypadku wpisu konstytutywnego brak wpisu oznacza brak skutków prawnych (np. brak osobowości prawnej).
- W przypadku wpisu deklaratoryjnego brak wpisu nie wpływa na istnienie danego stanu faktycznego (np. zmiana zarządu może zostać przeprowadzona bez wpisu w KRS, ale będzie to miało wpływ tylko na formalności).
- Rodzaj spraw:
- Wpis konstytutywny dotyczy spraw, które dotyczą zakładania lub przekształcania podmiotów prawnych.
- Wpis deklaratoryjny dotyczy spraw, które są jedynie zmianami lub aktualizacjami już istniejących danych.
Zrozumienie powyższych różnic jest istotne zarówno dla przedsiębiorców, jak i osób prowadzących działalność gospodarczą, ponieważ wpływa na sposób, w jaki dokonywane są zmiany w organizacjach czy firmach.
W razie potrzeby konsultacji lub dalszych pytań zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.