Chyba każdy przedsiębiorca miał kiedyś problem z terminowym regulowaniem należności przez swoich kontrahentów. Takie sytuacje to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Niestety przedsiębiorca, który czeka na uregulowanie faktury przez kontrahenta – sam może popaść w problemy finansowe spowodowane brakiem płynności finansowej. Co więcej, wystawiając fakturę ponosimy koszty związane z podatkiem dochodowym i podatkiem VAT.
Z uwagi na powyższe, warto pomyśleć o tzw. miękkiej windykacji, czyli wystosowaniu wezwania do zapłaty. Metoda ta jest mało kosztowna, a może skutkować odzyskaniem należnych pieniędzy.
Czym jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty jest pismem wysyłanym przez wierzyciela do swojego dłużnika. Sporządzone wezwanie ma skłonić kontrahenta do uregulowania należności w wyznaczonym terminie i jednocześnie ostrzec przed planowanym postępowaniem sądowym w razie jego braku.
Jest to pierwszy i podstawowy krok upominający kontrahenta, a jednocześnie pozwalający uniknąć dodatkowych kosztów związanych z postępowaniem sądowym. Co więcej i co nieraz dla przedsiębiorcy najważniejsze – wezwanie to pozwala zaoszczędzić cenny czas.
Jak napisać wezwanie do zapłaty?
Nie ma jednego, sztywnego wzoru wezwania do zapłaty. Niemniej jednak, ważne by pismo to było napisane w sposób oficjalny, rzeczowy i stanowczy oraz by zawierało n/w elementy:
- data i miejsce sporządzenia,
- dane wierzyciela,
- dane dłużnika,
- stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty, np. numer i data faktury, z której wynika zobowiązanie,
- kwota zobowiązania,
- określenie czy i od kiedy żądamy odsetek i jakich,
- termin spłaty długu (wyznaczony przez wierzyciela),
- numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zapłaty,
- podpis osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty.
W wezwaniu warto również wskazać czym będzie skutkować brak zapłaty wskazanej kwoty (ew. wraz z odsetkami) lub braku ustosunkowania się do propozycji pozasądowego zakończenia sporu w wyznaczonym terminie – np.:
– sprawa, bez dalszych wezwań, bezzwłocznie zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego, co narazi kontrahenta na dodatkowe koszty sądowe i koszty zastępstwa procesowego;
– zaprzestanie dostaw towarów/usług;
– sprzedaż długu na giełdzie długów;
– opublikowanie danych dłużnika w ogólnodostępnych bazach danych BIG (Biur Informacji Gospodarczej).
Przed wysłaniem wezwania warto także jest sprawdzić w KRS lub w CEIDG właściwy adres nierzetelnego kontrahenta.
Co ważne i o czym należy pamiętać – wezwanie należy wysłać listem poleconym, gdyż tylko w takim wypadku będziemy dysponować stosownym dowodem w toku ew. sporu sądowego.
Wezwanie do zapłaty jako wymóg formalny pozwu
Z uwagi na treść art. 187 § 1 pkt 3) KPC ( w pozwie należy podać „informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia”) – należy zauważyć, iż wezwanie nie tylko może zmobilizować dłużnika do zapłaty, ale pozwala także przygotować się pod względem formalnym do złożenia ewentualnego pozwu o zapłatę.
Brak dowodu na podjęcie kroków w celu przeprowadzenia mediacji lub innych pozasądowych sposobów rozwiązania sporu, skutkować będzie bowiem – zwrotem pozwu.
Co nam daje wezwanie do zapłaty?
- Szansę na zawarcie ugody, a dzięki temu nasz szybsze odzyskanie pieniędzy,
- Informacje, czy nasz dłużnik mieszka/prowadzi firmę pod adresem,
- Szansę na uznanie długu przez dłużnika i przez to dużo tańszy proces (jeśli dłużnik odpisując przyzna, że dług istnieje),
- Określenie wymagalności roszczenia, jeśli termin ten nie był wskazany wcześniej np. w umowie pożyczki,
- Wcześniej naliczane odsetki (w tych zobowiązaniach, w których wezwanie do zapłaty jest warunkiem wymagalności zobowiązania).
Warto także podkreślić, iż zwrócenie się do profesjonalnego pełnomocnika – radcy prawnego – z prośbą o wystosowania w naszym imieniu takiego wezwania – zwiększa szanse na odzyskanie należności na etapie przedsądowym.
Otrzymując bowiem wezwanie z Kancelarii – nasz kontrahent otrzymuje jasny sygnał, iż wierzyciel podjął już pierwsze, realne kroki w celu odzyskania swoich należności, co może Go skutecznie zmobilizować do uregulowania zobowiązania.